働き方ライフハック

就職、転職、そして日々働くことへのマインドアップや工夫に関する記事。

【チームミーティング】効果的・効率的なチームミーティングに向けてやめるべきこと、無駄なこと

みなさんの職場でも、当たり前のように週次等の頻度でチームミーティングが行われていたりしませんでしょうか?

 

わたしもいくつかの組織で毎週のように行われるチームミーティングを経験してきましたが、ほとんどが「集まること」が目的になっていて、中身のある、効果的・効率的なチームミーティングは少なかったのが印象です。

 

チームをまとめる役であるマネージャー・リーダーが、これまでやっていたものをやめられなかったり、なんとなく週に一回ぐらいはみんなで顔を合わせて…と、惰性気味にメンバーを集めてしまうと、なかなか生産的なミーティングにはならないなと。

 

今回は、定期的に行われるチームミーティングで、これまで自分も経験してきて感じる無駄なこと、やめるべきこと、にフォーカスして書いてみたいと思います。

 

一方で定期的に集まるチームミーティングを生産的・効果的なものにするためにやるべきことについては、こちらの記事に書いてみましたのでよかったらお読みください。

 

t-shigotoron.hatenablog.com

 

 

 

 

効果的・効率的なチームミーティングに向けてやめるべきこと、無駄なこと

メンバーのタスク進捗報告の場にしない

よく、各人の1週間のタスク表をそれぞれ持ち寄って、「わたしは今週○○が期限なのでそれをやらなくてはなりません」「わたしは週末に●●があるのでその準備が…」などと、個人のタスクを披露するだけのミーティングがよくあります。

 

これは、その個人のタスク管理の話で、基本的にはマネージャーと共有できていればよいことで、延々と聞かされているほうは苦痛でしかなく、なんの時間だろ?となってしまいます。

 

共有することで、みんなでディスカッションしたい、というような話なら別ですが、それはただタスクを共有する話とは違います。

 

また、この個人タスク披露会を始めると、定例的な作業系の業務をやっている人が忙しく聞こえて、イデアを練ったり市場調査をしている人がヒマな人に見えてしまい、いつの間にか「タスク量の自慢大会」が始まってしまいます。

 

あくまで、個人のタスク管理は別の方法で行い、みんなが集まるミーティングでは披露しないほうがよいと思います。

 

共有・報告だけのミーティングにしない

上記のタスク報告会にも関連しますが、共有・報告だけのミーティングもまた、多く開かれている印象です。

 

共有・報告だけであれば、メールや、その資料についてマネージャーなりの見解を加えて展開することで足りるケースがほとんどです。

 

時には、ニュアンスや温度感など、面と向かって伝えないとわからないケースもあるかと思いますが、それもそう多くはないはず。

 

1番無駄なのは、「昨日メールで送りましたが…」とか、「今朝朝礼でも言いましたが改めて…」とか、既に展開したことと同じことをまた共有すること

 

事前に展開している意味がなく、無駄でしかないですよね。

 

個人のみに関連する個別案件は1対1で言う

たまに、ある人しか知らない・関与していない案件について、その人とマネージャー2人で延々と話し始めるミーティングがあります。

 

これも、周りの人はなんのこっちゃ、で時間が過ぎていきます。

 

個人に属する案件は、ミーティング後とかにそれぞれでやりましょう。

 

そういう場合にマネージャーがよく言うのは、「○○さんの案件を聞いてもらうことでみんなの成長に繋がる」的な話ですが、それであれば目的を確り伝えたり、必要なメンバーに絞らないと効果が薄くなります

 

いくら聞きたくても、個人のことは個別に、という区別をつけたほうがよいですね。

 

無駄に時間を長くせず、やる意義を見つめ直す

こうやって読んでいただくと、チームミーティングって、何をやるの?という人もいるかと思います。

 

別の記事で書いてますが、定期的なチームミーティングを生産性のある、効果的なもので継続するには、マネージャーの工夫と根気が必要です。

 

なので、チームミーティング自体は、無駄に時間を長くせず、必要なことに絞って行えばよく、例えば15分とかの時間設定でも十分だと思います。

 

どんな会議にも言えることですが、やる意義を見つめ直して、無駄を削ることが全体の生産性を上げる上では重要です。

 

特に、毎週などの頻度で定期的に開催されるチームミーティングだからこそ、短く、必要な内容に絞って行うことが大事だと思います。

 

参考になった本

THE TEAM 5つの法則」という、まさにチームに関して書かれた本です。

 

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中でも、

 

ファーストチェス理論は、「5秒で考え た手」と「30分かけて考えた手」は実際86%が同じ手となるこ と。これを踏まえて孫正義はとにかく早く意思決定をしている。会議でも小さな決断を先送りするのをやめること。”

 

という一文は、会議を無駄に長くすることの無駄さや、決断をいかに早くすることが大事かを教えてくれます。

 

また、別の記事でも紹介した「ラストマン」では、


 

 

 

15分で結論が出ない会議は30分、1時間やって も結論が出ない

 

との一文もあり、やはり、結論や生産性を意識した会議をすることの重要性を教えてくれますね。

 

以上、効果的・効率的なチームミーティングに向けてやめるべきこと、無駄なこと、についてでした。