【伝え方】明日からすぐ実践できるコミュニケーションを円滑にする効果的な伝え方のノウハウ

日々仕事で求められる「相手に伝える」というコミュニケーション。

「伝え方」に関する本が出ているほど、相手にうまく「伝える」ということは難しい面もあり、また、それだけにみなさんもたくさん失敗した経験があるのではと思います。

今回は、自分の経験談も踏まえて、「明日からすぐ実践できるコミュニケーションを円滑にする効果的な伝え方のノウハウ」について書いてみたいと思います。

明日からすぐ実践できるコミュニケーションを円滑にする効果的な伝え方のノウハウ

複雑なことを一言でシンプルに伝える

営業先での打ち合わせや、他部署との会議が終わった後、自分の理解が追い付いていなかったり、人間関係や思惑が絡み合って、内容や今後の方向性がよく見えない状況に陥ってしまったりすることがあると思います。

一方で、そういう”まずい事態”だからこそ、上司には早く報告して判断を仰ぎたくなる気持ちになりますよね。

この時に、複雑な事象を、複雑なまま説明してしまっているケースをよく見かけます。

そうすると、伝えられる上司のほうも内容がわからず、ちゃんとした判断ができないどころか、「ちゃんと整理してからこい！」と怒られてしまう展開にもなってしまいます。

こういう時は、早く報告したい気持ちをグッとこらえて、30分でもいいので、自分の頭を整理し、端的に伝えられるようになってから報告するようにしましょう。

自分の理解を高めるために、一度紙に関係図や議事録を書き起こしてみることをオススメします。

そして、目安としては、最初に一言で「結論から言うと〇〇です」と、内容や方向性の結論や論点を一言で伝えられるレベルになってから報告するといいと思います。

自分がやったことを伝えたい気持ちを抑える

人は誰しも相手や周りの人に褒めてもらいたいという「承認欲求」があります。褒められて嫌な気分になる人はいないですよね（言われ方にもよりますが・・）。

なので、自分でうまくできたこと、頑張ったこと、大きな案件を取れた時、もしくは周りも知らないようなことを知った時は、早く誰かに伝えたくなります。

この時に、相手の状況やコンディションを考えないで、「ちょっと聞いてもらっていいですか？」ととにかく話したい気持ちを抑えきれていない人をよく見かけます。

そして、だいたいそうやって「自分だけが高揚している」ような話は、実は聞いている相手からすると「うーんと、それで？」みたいな大したことがない話であることが多いです。

これは自分がマネジメントのポジションだった時に、若手の担当者からよく受けました。

本当に必要なことならともかく、自己満足に近いことや、他の人にとって不必要な情報などを話しに行く時は、一旦立ち止まって、本当に伝えることが必要か、伝えるとしても、高揚せずに、サラッと事実だけを伝える、などに留めたほうがスマートです。

そういうことを繰り返している人は、周りから見ると、結構子どもっぽく見えてしまうので、注意しましょう。

それでも誰かに言いたい気持ちをただただなくすのは辛い作業なので、そういうのを聞いてくれる友人や家族に伝えるようにしましょう。

7分が限界かつちょうどいい

これは30分ぐらいの会議などで何かの資料を説明して、そのあと議論してもらって方向性を出す場面での話です。

みなさんは、その説明者の立場になった場合、どれぐらいの説明時間を想定して臨みますか？

自分の経験を踏まえると、結論としては、30分程度の会議であれば、7分が限界でかつちょうどいい時間軸です。

7分という時間ですが、前置きをタラタラ話さない前提で、本題や論点、判断するのに必要な情報に絞ると、意外と長い時間軸です。

また、聞いているほうも、それが内容のある話であっても、また仮に、あまり興味が湧かない話であっても、イライラせずに聞き終えられる時間です。

何より、方向性を出してもらいたい会議は、参加者に意見を言ってもらって、納得してもらって、結論・明確な方向性を得ることが目的ですので、議論してもらえる時間を確り確保できたほうがいいですよね。

余談　～督促したわけじゃないのに・・・～

伝え方に関する体験談に関する余談をひとつ。

ある部署の方にお願いしたいことがあり、電話で概要を伝えたところ、1週間ぐらいでできるとのこと。

ちなみにお願いした内容は、そんなに大した作業がいるものではなく、かつ、わたしも全然急いでないものでした。

その後、1週間経つ前日ぐらいに、ふとした気持ちで「例の件、どうなってますか？」という確認のメールを入れたところ、お願いした部署の方から電話があり「そんなに急ぐオーダーじゃなかったはずです！」と、怒られてしまいました。

恐らく、伝え方が督促しているように感じさせてしまったこと、手段がメールというツールだったのもあり認識がすれ違ってしまったことが原因だと感じました。

こういった大したことがない場面でも、伝え方やツール、タイミングなどで受け取られ方がコロッと変わってしまうので、相手の状況をよく汲み取ってコミニュケーション取ることが大事ですね。

参考になった本

「JTのM&A」という本です。

JTのM＆A 日本企業が世界企業に飛躍する教科書 [ 新貝康司 ] 価格：2420円（税込、送料無料) (2022/2/20時点) 楽天で購入

その名の通り、JTがこれまで実践したきたM&Aについて書かれている本で、M&Aの勉強をするためにも有意義な本ですが、この本の中に、

「何事もシンプルに。多忙なときに複雑なことを複雑にすることは誰でもできる。「一言で言ったら何だ？」」

という一文があり、伝え方の参考にもなる本です。

もう一つ、「1分で話せ」という本。

1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術 [ 伊藤 羊一 ] 価格：1540円（税込、送料無料) (2022/2/20時点) 楽天で購入

こちらもタイトルどおり、まさに「伝え方」のど真ん中の本ですが、この本の中にも、

「たくさん話したくなるのは、調べたこと、考えたことを全部伝えたい！、頑張った！と思ってほしいという話し手のエゴ」

という一文があり、その他にも伝え方に関する色々なノウハウや考え方が書いてあります。

以上、「明日からすぐ実践できるコミュニケーションを円滑にする効果的な伝え方のノウハウ」でした。