【会議・MTG】短時間で確実に結論を出す効果的な会議運営ノウハウ

働いていると、毎日何かしらの打ち合わせ・会議があるかと思います。

特に、企画部門に所属していたり、マネージャー的な立場になると、一日中MTG、なんて方もいるのではないかと思います。

これだけたくさんの会社で行われていることなので、会議運営に関するノウハウは本とかは色々出ていますよね。

今回は、自分がこれまで実践してうまく行った会議運営のノウハウについて、「短時間で確実に結論を出す効果的な会議運営ノウハウ」としてお伝えしたいと思います。

短時間で確実に結論を出す効果的な会議運営ノウハウ

設定時間を15分にする

みなさんは、MTGをセットする時、いつも何分で設定していますか？または、会社や所属している部署で決まりやルールはありますか？

多くの場合、30分〜1時間程度で設定しているケースが多いのではないでしょうか？

不思議なもので、人は与えられた時間が余分にあると、その時間を使っていいんだ、という時間に対する気の緩みが生まれます。

なので、最初から30分とか1時間の時間設定をすると、スピーディーに議論が展開されなかったり、無駄に説明が長くなってしまったりします。

そこで、会議時間を、原則15分に設定することを試してみてください。

15分で会議を終えようとすると、集まったメンバーが、余計な無駄話や説明なく、最初から論点絞った議論をしようという姿勢になるのと、開催者も、その時間で終えるために確り準備します。

この開催する側が事前に準備する、ということが重要です。

例えば、開催者1人が準備のために60分使うことになったとしても、4人の会議を15分で終えられれば、60分（事前準備）+60分（会議時間:4人×15分）=120分のトータル時間です。

これを、ろくに準備もせずに参加者4人を60分のMTGに巻き込むと、4人×60分=240分と、倍の効率の悪さです。

何より、前者であれば、120分のうち75分は開催者1人が費やす時間であり、他の3人は会議時間の15分だけで済みますが、後者の場合、他の3人も60分の時間を費やすことになります。

会議の主催者は、常に"相手の時間を奪っていること"を意識しないといけませんね。

そして何より、15分という時間は思いの外長いので、あることの方向性や結論を出すには、十分な時間です。

議論が停滞したら打ち切る

何かを決めなければいけない会議なのに、いくつかのアイデアに対して、これといった決め手がなく、こっちはこれがいいけどあっちはこの観点ではすぐれている、みたいに結論が出ず、ダラダラと同じような議論が繰り返される会議のご経験がある方も多いと思います。

この手の「政治家」みたいな議論は、スピーディーに結果を出していかなければならないサラリーマンにとっては、本当に時間の無駄に感じますよね。

何かを決めなければいけない会議で、事前にアイデアが共有されてるのに、15分経っても結論が出ない場合は、スパッと一回、打ち切りましょう。

15分経っても決まらないのは、そのアイデアの検証が不十分で総合的な甲乙がつけ難いか、参加してるメンバーに物事を決定するイニシアチブがないか、のいずれかです。

前者であれば、一旦解散して、メールベースとかの字面で論点を再確認するなどしたほうがいいです。

後者であれば、そのメンバーでは何度集まっても一緒なので、決められるメンバーを再考してから会議を開きましょう。

いずれにしても、決まらない会議をダラダラやって、時間を浪費するのは避けるようにしたいですよね。

アジェンダを利用して迷子にならないように

よく、AかBかを決めならけばいけない議論の時に、「C」という別の切り口はOKなのですが、「ところで…」とかいう枕詞のあとに、全然論点じゃない話題になってしまい、10分・20分と時間が過ぎて…

なんてこと、ありませんでしょうか？

そして結局結論も出ず、なんの時間だったんだろう…みたいな徒労感だけ残ります。

こういった会議にならないように、参加者が迷子にならないよう、簡単でいいので、アジェンダを用意しましょう。

本当に簡単なものでもよいです。それこそ、決めたいことと、論点が数行で箇条書きされてるぐらいのものでOKです。

特に、目上の人も参加される会議だと、その人の議論が脱線しても、なかなか議論を修正しずらいところですが、「このアジェンダのように…」とかいう形でみんなの目線を戻すのにも有効に使えます。

参考になった本

会議運営に関する直接的な本もたくさんありますが、今回は、会議運営にも通ずるマインドが書かれている本と、その中の一文を引用する形でご紹介します。

「ラストマン」

ザ・ラストマン 日立グループのV字回復を導いた「やり抜く力」 （角川新書） [ 川村　隆 ] 価格：990円（税込、送料無料) (2022/3/14時点) 楽天で購入

ラストマンの中の一文。

「15分で結論が出ない会議は30分、1時間やっても結論が出ない」

「イシューからはじめよ」

イシューからはじめよ 知的生産の「シンプルな本質」 [ 安宅和人 ] 価格：1980円（税込、送料無料) (2022/3/14時点) 楽天で購入

「イシューからはじめよ」の中の一文。

「悩む」＝「答えが出ない」という前提のもとに、「考えるフリ」をすること。「考える」＝「答えが出る」という前提のもとに、建設的に考えを組み立てること
10分以上真剣に考えて埒が明かないのであらば、そのことについて考えることは一度やめたほうがいい。それはもう悩んでしまっている可能性が高い

「TEAM5つの法則」

THE　TEAM 5つの法則 [ 麻野耕司 ] 価格：1650円（税込、送料無料) (2022/3/14時点) 楽天で購入

TEAM5つの法則の中の一文。

ファーストチェス理論は、「5秒で考えた手」と「30分かけて考えた手」は実際86%が同じ手となること。これを踏まえて孫正義はとにかく早く意思決定をしている。会議でも小さな決断を先送りするのをやめること。

以上、「短時間で確実に結論を出す効果的な会議運営ノウハウ」でした。